Inmatningsråd för GLIMTENs mallar

Hjälp
Datum-angivelse mm
Ofullständig datum
Sidnr/Ordnr
Spara formulär
Spara inte formulär
Förkortningar av person- och ortnamn
Normering av person- och ortnamn, EXEMPEL
Normering enligt egna önskemål
Hur du anger namn som slutar på ..dotter
Rapporter
Utskrifter
Till allmänna råd - meny
Till kortfattad instruktion

Ovanstående rader är snabblänkar till efterföljande text i samma fil. Spara sidan på din dator så har du bra hjälp. 

Tryck på F1 för hjälp i respektive fält.  

I f/v/d-mallarna kan du genom att svara "J" eller "N" i en del fält - välja till - eller välja bort - förkortningsmöjligheten samt vissa datum, ålders- och adressuppgifter.

OBS:! 
En nyhet är att dina "VAL" även kan anges i filen 140201KA.DTF
Se instruktioner i den filen liksom i filen 140201AD.DTF

DATUM: (måste alltid anges)

Föregående inmatat datum kopieras delvis och kan kompletteras. Men Du kan även kopiera föregående formulärs datum med "F5" (ev + "End" som flyttar markören till sista tecknet i datumet). En metod jag själv föredrar då det ofta förekommer poster med samma datum eller sådana som ändras i slutet. Då snabbar F5 upp det hela. Datum skall anges som ÅÅÅÅ MM DD (1994 10 01). Blanktecknet slår du lätt med tummen på den långa mellanslagstangenten. ISO-standardens streck mellan Å-M-D fyller QA själv i. Månad och dag i ental kan anges enl ex:

1788 01 09 kan skrivas 1788 1 9 och blir då 1788-01-09.

OFULLSTÄNDIGT DATUM: (eller felaktigt)

Skriver du "00" för månad eller dag ger QA en varning. Kan du inte ge en fullständig datum pga att källan saknar sådan ange då FÖREGÅENDE fullständiga datum och gör en anmärkning i något av Övrigtfälten.

T ex kan du skriva "Källan anger 31 april". QA accepterar nämligen inte heller felaktiga datum som 31 april, 31 juni, 31 sept och 31 nov. Ej heller skottdagen den 29 februari i äldre datum. Tyvärr tycks kyrkböcker ganska ofta ange felaktigt datum. Sådana kan du visserligen tvinga QA att acceptera genom upprepade Enter-tryckningar eller via Import, men det är en dålig metod. Då kan du inte senare sortera på datumfältet. Alla felaktiga datum "flyter" upp till ytan. Genom att använda rekommenderad metod ovan, att mata in dem med föregående datum, hamnar formulären efter sortering på datum i rätt KRONOLOGISK ordning.

Sidnr och O/Rnr (Ordn/Radnr) :

Om du anger Sidnr varifrån uppgiften hämtas kopieras värdet automatiskt över till nytt formulär likaså O/R nr som dessutom räknas upp (+1).
OBS! Vid nytt sidnummer sätts O/Rnr till "1" (kan skrivas över). Du kan med "Shift Tab" (ibland även uppåtpil) backa tillbaks i fälten för att skriva in eller justera uppgifterna.

SPARA inmatade uppgifter:

F10 sparar inmatade uppgifter. Det anger QAs manual och Hjälp.
OBS dock att du även sparar med F9 (gå till föregående formulär) och med F7 (Hämta/Sök) !

F7 (från inmatning) sparar lämnat formulär men lägg märke till att även minnet för vad som skall repeteras töms. När du återgår till INMATNING - kan ske med Ctrl F6 - direkt från "sökskärm" måste du åter fylla i "VAL-värden" som repeteras med @ditto-funktionen.

SPARA INTE:

Ibland när man är ny med QA och sitter och söker händer det att man tror sig vara vid sökskärmen och fyller i nya söknycklar. Om man då upptäcker att man ändrat ett formulärs innehåll på oönskat sätt måste man för att rädda uppgifterna trycka Esc och svara Ja, för att INTE spara.QA tillåter nämligen ändring även vid Hämta/Sök. En svaghet kan tyckas men som ofta gör arbetet snabbt. I QA Ver 4.5 har detta åtgärdats genom att man kan trycka Shift F7 och återställa värdena. Du bör dock gardera dig genom att ha kopior av filen under annat namn eller enl. god rutin, regelbundet ta backup på diskett.

FÖRKORTNINGAR:

Om du t.ex. skriver c i fältet förkortningar för en man så skrivs namnet "Carl" ut i förnamnsfältet under "Bokstavstrogen text" då du trycker "Enter", "Tab" eller H-pil. Vid ännu en Enter-tryckning normeras "Carl" under "Bearbetad text" till "Karl" och markören går till nästa fält.

Om könet hade angivits till "K" blir resultatet i stället Cajsa resp. Karin.

För övrigt kan Du själv bestämma vad förkortningarna skall leda till.
Hämta normeringsfilen och ändra värden i fälten "Från" och "Till".

Själv använder jag t.ex. "e" för Erland då namnet Erik sällan förekommer  i Sydhalland, med Erland är vanligt.
 

NORMERING av person- o ortnamn
(Studera inmatade EXEMPEL):

I MALL-filerna finns redan en del poster inmatade som du bör studera då de innehåller värdefulla "Tips".
Lek gärna genom att ändra innehållet. Observera dock att om du ändrar förkortningen eller bokstavstrogen text måste de mottagande fälten vara tomma (rensa dem med F4) först. Då syns ändringen av "Bokstavstrogen" resp. "Bearbetad text". Förändringen sker när markören lämnar "Förkortn" resp. "Bokstavstrogen text".

Det måste vara som det ovan nämnda, för att du senare skall kunna "frisera" texten under "Bearbetad text".

Namn som Lena, Lisa (+flera) kan härstamma från olika grundvarianter som Helena och Magdalena resp. Elisabet (Lisbet, Lisken) och Louise. Därför "normeras" inte dessa "smeknamn" förrän man hos något av de oftast många barnens modersangivelser stöter på en grundform. Då "friserar" man manuellt och vill då inte senare få det arbetet "överskrivet" av någon automatisk funktion.

NORMERING enligt dina egna önskemål:

Du kan ändra innehållet i följande bif. databaser och därmed själv styra normering och komplettering. Hämta någon av nedanstående normeringsfil och gör en ändring eller tillägg för att se funktionen.
T ex Affe till Alf i 1MFN

1MFN  - manliga förnamn
2MEN - manliga efternamn
3QEN  - kvinnliga förnamn
4QEN  - kvinnliga efternamn
5KTIT   - förkortningar av titlar
5TIT     - titlar
7KM -  ( förKortn för Män )
8KQ - ( förKortn för Qvinnor )
9FKOD ( innehåller SCB-koden och kan ej ändras )

140201KA - ortnamn 
(denna fil får du fylla med Korta Adresser inom församlingen )

DOTTER - namn

Namn som slutar på ..dotter förkortas ofta på många olika sätt i källorna. Ingen kommer dock att forska om detta - så avsluta alla sådana namn med d.(punkt) Namnen  måste anges  "d." i slutet för att automatisk normering av dem skall ske:

Exempel: Bertilsdotter 

Skriv: Bertilsd. (Slutar med "d" och punkt)

RAPPORTER:

Två metoder finns för att skapa rapporter. 
(Se om möjligt QA:s manual) 

Du kan genom att studera befintligt EXEMPEL lätt göra egna specifikationer för ditt behov. 

Se dem under RAPPORT - Rapportutskrift i F-mallen

UTSKRIFTER:

Under "Datafil" - "Utskrift" finns utskriftsexempel som du kan lära av när du vill göra egna. Utskrifter kan i QA göras på minst tre sätt:

Via Rapport - Rapportutskrift

Via Datafil - Utskrift

Via Ordbehandling kopplad till Datafil 
(OBS! - en mycket bra metod).

En del Utskriftsspecifikationer bifogas i F-mallen. 
Gör liknande eller kontakta GLIMTEN för hjälp.

Välkommen med material via

"Snigelpost" går också bra
Redaktör Bertil Magnusson
Storskiftesvägen 3, 433 41 PARTILLE
Tel. (+046) 031 - 44 30 70

GLIMTENS huvuduppgift är att utge REGISTER - 

Här får du råd om hur man matar in data med hänsyn till att få ett bra register.

Massor med erfarenheter som du får nytta av.