Skapa register över födda, vigda, döda, husförhörslängder, domböcker, mm

Projekt RÅD

Sida 13

Frisering av text, QA Ver 4.5

Beskrivning

GLIMTENs registermallar som automatiskt normerar inmatad text ger ytterst fina register där du lätt finner tänkbara "kandidater" vid din släktforskning. Du kan med en ytterligare bearbetning som vi kallar frisering göra registren ännu bättre. Födelseregister är särskilt lämpade för detta och från dem kan du tom göra utskrifter som liknar husförhörslängder (HFL).

Rekonstruktioner är särskilt viktiga då HFL saknas och då man vill veta var befolkningen bodde inom församlingen. Som en extra bonus kommer många fel fram vid friseringen, du kan;

• Rätta fel som gjorts av registerskaparen; bl a tolknings- och skrivfel.
• Rätta skrivfel i källan och justera namnformerna för personer och orter.

En lyckad frisering gör vid sortering av ett födelseregister att samtliga barn redovisas familjevis då föräldraparen förs samman vid sorteringen. Du får en husförhörsliknande bild.

Det är bäst om du som registerskapare själv gör friseringen. Då motiveras du att ej upprepa inmatnings-fel som försvårar friseringen. Du ändrar din skrivstandard till det bättre.

VIKTIGT! Det är viktigt att friseringen görs före kontrolläsningen. Upptäckta fel och tveksamheter kan då rättas i samband med kontrollen.

OBS !
Vid kontrolläsningen får du inte "rätta tillbaks" justeringar som gjorts under "Bearbetad text" så att det tidsödande friseringsarbetet därmed omintetgörs. Endast då du från friseringsperspektiv upptäcker uppenbara fel ändrar du bearbetad text. Mer om detta i TIPS 3 nedan. Se även föregående text om inställning av tabellvyn.

Bokstavstrogen och bearbetad text
Genom att GLIMTENs register alltid har dubbla uppgifter i form av "Bokstavstrogen" och "Bearbetad" text kan du ta dig stora friheter med den senare. Källtexten (eller som den tolkats) finns ju alltid att jämföra med. Användaren kan själv dra slutsatser baserade på registret, samt sitt eget material och erfarenheter.

Korrigeringar av "Bearbetad text"

Du korrigerar uppenbara fel i källan. Enbart normering räcker inte.
Du ändrar namn för samma person eller ort så att uppgiften alltid anges på samma sätt. Klockare och präst glider ju ofta mellan olika namnformer, initialer, förkortningar mm.

Du gör om möjligt antaganden om saknade eller ofullständiga namn för personer och orter. Speciellt i födelse-register där samma föräldrapar förekommer flera gånger i samband med de många barnens födslar kan logiska antaganden göras baserade på likheten beträffande make/makas namn, födelseort samt passande födelsetid.

I de tidigaste kyrkböckernas föräldrauppgift anges ofta endast faders förnamn och födelseplatsen som t ex: Anders i Ugglum Storegård.

Så småningom anges även fars efternamn. Något senare förs även moderuppgift in på liknande sätt, först med enbart förnamn och senare med hela namnet.

Om t ex modersuppgifter saknas för de första barnen kan du ofta anta att dessa hade samma mor som de något senare födda. På samma sätt gör du med fadersuppgifterna när du sorterat på modersuppgifterna. Du kan därmed delvis korrigera bort prästernas oskick att inte ge sk oäkta barn någon fadersuppgift. Kanske gjordes detta enligt tidens sed "som straff" för att kvinnan födde barn utom äktenskapet?

I Veinge församling fick i stället ogifta mödrar titel "Qvinfolket" - som tydligen ansågs vara så förklenande att det räckte som "straff". Dessbättre saknas därför sällan fadersuppgift i Veinge för äldre tid även om "oskicket" så småningom även kom dit.

Ofta ser vi hur OÄ-barnets mor inom kort föder barn där fadern anges. Vi kan då ganska säkert anta, i likhet med hur människor lever i dag, att fadern är densamme, dock mindre säkert när flera år gått mellan födslarna.

Fördelen med att på detta sätt under "Bearbetad text" föra in antagna föräldra- och ortnamn är att även dessa uppgifter sortera in på rätt plats. Annars skulle formulären med tomma fält hamna överst i QA:s sorterade "tabell", långt från ev. syskon eller halvsyskon.

Det är dock helt förkastligt att sätta osäkra uppgifter inom parentes, som tyvärr många föreningar som DIS, PLF och andra rekommenderar. Det medför bara att dessa uppgifter också hamnar i början av registret beroende på att vänsterparentesen har ett lågt sorteringsvärde.

Osäker tolkning (Märks med %-tecken i slutet)
Vid inmatning av osäker tolkning märker du uppgiften med ett procenttecken: Ex Nils%

Tecknet % skall läsas som att tolkningen av namnet till en viss procents är rätt. Procenttecknet skrivs utan mellanslag och kan ofta tas bort vid friseringen som beskrivs nedan.

ANVÄND ABSOLUT INTE PARENTES KRING OSÄKER TOLKNING

Jag vill här påminna om det som främst styr vårt handlande vid registerarbetet, nämligen följande;

Sida 15

Inställning av QA Ver 4.5 för att utföra sk FRISERING

Innan friseringen startas måste du sortera registret och ställa in QA:s Tabellvy så önskade kolumner visas på ett överskådligt sätt.

SORTERING, inställning

Efter avslutad inmatning av t ex ett födelseregister sorteras det på "Bearbetad text" enligt följande;

1. SV Fars efternamn
2. SV Fars förnamn
3. SV Mors efternamn
4. SV Mors förnamn
5. SV Födelsedatum

OBS!

I GLIMTENs mallar kan du vid skärmen Sortering trycka på Alt F8 och välja Familj/HFL-liknande för att snabbt fylla i ovanstående sorteringsnyckel.

TABELL, inställning

För att ställa in vilka fält du vill se i tabellens fem kolumner trycker du Shift F6. Då visas skärmen Tabellvy. Tryck F3 för att rensa bort QAs standardvärden. Skriv sedan 10, 20, 30 etc enbart i de fält du vill se i tabellen eller hämt en bra inställning genom att trycka Alt F8.
Välj !Rek visn på bearb text

• TIPS 1
  Inställning av tabellvy, sorterings- och söknyckel kan sparas med "Shift F8" för återanvändning vid ett senare tillfälle.
  Jmfr Familj/HFL-liknande och !Rek visn på bearb text enligt ovan.
  
• TIPS 2
  Om du i Tabellvyn anger värdena 10, 20, 30 etc istället för 1,2,3 etc ges möjlighet att senare skjuta in en extra kolumn. Skriver du t ex:"15" visas fältet i kolumnform mellan fälten där "10" och "20" angetts.

• TIPS 3
  Föregående tips har en nyttig funktion då du vill se noteringar om tveksamheter.
  Du har kanske i samband med friseringen (som beskrivs nedan) blivit tveksam och skrivit "FE?" under "Övrigt 1" för att senare kontrollera namnet.
  Om du enbart hämtar formulären med söknyckel "..Fars enamn.." får du visserligen fram alla formulären så du kan rätta dem, men du har förlorat sambandet med övriga formulär (som du såg vid friseringen och som fick dig att tveka). Det är därför bättre att hämta och sortera hela registret med nyckeln "!Rek visn på bearb text"och lägga fälten "Fars enamn" och "Övrigt 1" intill varandra.
  
  Det sista gör du genom att i Tabellvyn ange "35" i fältet "Övr.1". Då kan du med PgDn bläddra dig igenom filen tills du ser formulär som innehåller notering i "Övr.1" och med hänsyn till kringliggande formulär ev ändra.
  
  Med samma metod kan du samtidigt se fält på sidan 4 intill fält på sidan 1.
  Bra funktion för GLIMTENs flersidiga register.
  
  Vid mycket stora register vill du kanske inte hämta hela registret i ovanstående fall, utan enbart förälder med de tveksamma efternamnen (T ex ..Sundberg;Lundberg..). Söknyckeln i exemplet hämtar då enbart de som heter Sundberg eller Lundberg.

• TIPS 4
  Till skillnad från sorteringsnycklar ligger Tabellvys inställning kvar nästa gång när du startar QA och väljer tabell med Alt F6. Värdet "35" enligt Tips 3 försvinner således vid en omstart. För att helt rensa bort gammal inställning tryck F3 innan den nya inställningen görs.

Sida 16
Friseringen startas

Friseringen kan startas efter det du gjort tabellinställning och sorterat registret enligt ovanstående förslag och tryckt Alt F6.

Inställningen "!Rek visn på bearb text" ger sju kolumner men du kan tyvärr bara se fem av dem samtidigt. Med höger/vänster-pil kan du dock lätt flytta i sidled så du antingen ser födelsedagen och föräldrarnas namn eller namnen och födelseadressen. Dvs något av följande två alternativ.

• Fdag FF FE MF ME
• FF FE MF ME Fadr

(FF=Fars förnamn, FE=Fars enamn, MF=Mors förnamn, MM=Mors enamn)

Tabellens början brukar visa de ogifta mödrarna pga att fadersuppgifterna är tomma och därmed har det lägsta sorteringsvärdet. De ogifta bör du som nybörjare gå förbi.

När du kommer längre ner i tabellen och fadersuppgifterna visas upptäcker du snart olikheter i hur samma person anges. Det gäller både fäder och mödrar. Även födelseadressen varierar.

Ändra allt detta på ett enhetligt sätt under "Bearbetad text". Eftersom registret är sorterat på fadersuppgifterna i första hand bör du särskilt lägga märke till modersuppgifterna. De kan variera starkt trots att fars namn och födelseadress är lika samt att födelsedagen passar.

Vid ett barns födelse kan modern namn anges som t ex Cajsa-Lisa Pehrsdotter. Vid övriga barns födelse kan någon av följande former eller andra (med eller utan bindestreck) anges för samma mor.

Onormerat

• Kajsa Lisa Pehrsdtr.
• C L Pehrsd.
• Cajsa Persdotter
• Lisa Pärsdotter
• C Lisbet Pehrsdotter
• Karin Elisabeth Pehrsdotter
• Karin Elisabet Bergquist

EFTERNAMN
Makens borgerliga efternamn (t ex Bergquist i ex ovan) kan ibland redan tidigt på 1800-talet anges som kvinnans efternamn trots at det egentligen är hennes giftonamn. Om vi inte justerar de olika namnformerna till ett likartat namn i formulären för alla troliga barn kan QA inte sortera ihop familjen.Vissa formulär hamnar på "B" för Bergkvist och andra vid "P" för Persson, dvs långt ifrån varandra i registret.

Lämpligt efternamn vid friseringen för ovanstående fall är som förnamn Karin Elisabet Persd. och som efternamn Bergkvist. Namnet Persd. ger oss information om morfaderns förnamn (Per/Peter/Petter/Petrus). Och det är information vi vill har ur registren, ju mer dess bättre.

Vid tveksamhet om namn kan de fram till kontrolläsningen lagras som t ex Sundblad/Lundblad. Dvs med ett snedstreck mellan de avvikande tolkningarna. Dubbelskrivningen tas givetvis bort om kontrollen ger en entydig tolkning. Detta gäller även för:

FÖRNAMN I GLIMTENs NORMERINGSFILER
Normeringsfilerna ger en god hjälp även om resultatet inte blir det som vetenskapliga undersökningar ger belägg för. Avsikten är endast att skapa enhetliga sorterings- och sökbegrepp för registren. Du kan själv göra normering av förnamn även om det är vanskligt. Du bör helst ha studerat ämnet om du vill ändra, så du kan härleda sk smeknamn till någon grundform. Smeknamn som t ex manliga Olle, Lasse, Pelle, Nisse och kvinnliga Lisa, Lotta och Lena anges ibland som självständiga namn i källan. Så görs även med många andra s k smeknamn.

Normeringsproblem uppstår när samma smeknamn kan ha olika grundformer som upphov. Lisa kan t ex komma från såväl Elisabet som Louise och Lena från Magdalena eller Helena.

GLIMTENs normeringstabeller låter därför sådana namn stå som självständiga namn tills vidare. Vid friseringen ändras namnet manuellt om en grundform upptäcks vid ett syskons födelse". Ändringen görs givetvis bara under Bearbetad text. I namnexemplet på föregående sida är initialen "C" vansklig att ändra till "K" då den även kan stå för t ex Charlotta och initialen "L" kan stå för t ex Louise eller Laura.

Allmogen hade inte alltid kunskap om namnens ursprung så barn kunde få namn som "Martha-Greta" eller Märta Margareta vilka båda vid en hård normering blir "Margareta Margareta".

Manliga förnamn som Johannes, Hans, Johan, Joen, Jaen, Jean, Jöns, Jon, Jonas m fl kan omväxlande anges i någon av formerna för samma person. Detta trots att namnraden egentligen inrymmer två grundformer; Johannes och Jonas.

Önskemål förs ibland fram om en "hårdare" normering så att alla nämnda kan sökas under till ex Johan. En sådan ändring skulle givetvis minska friseringsarbetet om även kvinnliga förnamn som börjar på "Ing.." och "El.." m fl togs med.

GLIMTENs rekommenderar dock en manuell ändring till den oftast nämnda grundformen i flerbarnsfamiljer. Därmed bevaras den namnform som personen troligen kallats för under sin livstid och det blir dessutom lättare att åtskilja de olika föräldraparen.

Det manuella friseringsarbetet är dessutom både roligt och nyttigt då många fel upptäcks och rättas. Du lär dig även känna materialet på ett bra sätt.

Ortnamn
Ortnamn i födelse-, vigsel- och dödsadresser etc skall anges i en fallande skala från det större till det mindre. Som exempel tar jag min egen adress: Partille, Furuskog, Storskiftesv 3.

Vid en sortering med QA, av liknande adresser, visas alla i följd som bor i Partille inom det lokala området Furuskog. De redovisas där per gatunamn och nummer, så som vi är vana att läsa adresslistor.

Du bör dock vara beredd att frisera uppgiften om äldre och nyare tid överlappas. Furuskog är nämligen ett tämligen modernt påfund. Förr hette området Skulltorp efter Skulltorps Västergård. Ett namn som nu mest lever kvar i fastighetens beteckning men som skulle platsat bra i registret.

Varierande adress
Vid friseringsarbetet upptäcks ofta mycket varierande adresser. Det kan naturligtvis bero på att föräldraparet flyttat. Om den avvikande adressen är i början eller slutet av barnaskarans tillblivelse enl födelsedatum, är den troligen rätt men mindre sällan när uppgiften står mitt i följden av uppgifter (även om enstaka föräldrapar kan tänkas ha flyttat fram och åter).

Orsak
Den troliga förklaringen till avvikelsen beror kanske på ett varierat språk då inrapporteringen av födseln skedde (jag bor i .. eller jag bor bortåt..). En nyanländ präst som skall skriva in uppgiften kanske inte vet var adressen är belägen. Som hjälp får han höra en mera känd ort strax intill och skriver möjligen denna i stället. Eftersom han inte anar framtida släktforskares behov av korrekta uppgifter och rapportören troligen inte kunde läsa får vi nu frisera på bästa sätt.

Sida 18
Ortnamn och namn förändras med tiden
I detta sammanhang vill jag nämna några erfarenheter om namn som ändrat sig alltefter som tiden gått. Här följer två exempel:

Exempel 1
1951 fanns vid min arbetsplats en man som fått smeknamnet Atamon då han med sitt glada flin liknade kinesen på konserveringsnamnet med samma namn. De många proven med atombomber åren närmast efter gjorde att ök- eller smeknamnet gled över till enbart Atom för att senare bli enbart Bomben ! Dvs utan koppling till ursprunget.

Samma mönster på glidningar i tiden kan vi se i följande exempel men då i vårt registermaterial. Vi skall studera några ortnamn vars tillkomst troligen inspirerats av de vargfällor som byggdes medan vargflockarna ännu strök omkring.

En vargfälla kunde då bestå av en naturformation som bildade en ficka i vilken man trängde in och dödade vargen (Beskrivs bl a i Partille Krönika av Erik Bergedahl 1920). Det kunde också vara en mänsklig konstruktion som en uppgillrad läm belastad med tunga stenar.

När vargen slet i agnet utlöstes gillret så lämmen föll ner och dödade vargen. Min hustrus släkting - en liten vallpojke i Östergötland - dödades i en sådan fälla när han sökte skydd under ett åskväder.

Exempel 2
I Skredsviks församling (O) föddes den 19 okt 1718 gossen Jacob på en plats som kallades för "Gråbensgiljan" troligen efter en vargfälla som den beskrivna. I dopboken fanns då redan Anders, Tor, Börta och Anders födda 1692, 1700, 1711 samt 1713 på en plats som kallades Fellet eller Fället - ett namn som troligen även kan härledas till fälla i vargfälla, eller dess läm som fälldes ner.

Tretton år efter Jacobs födelse, den 18 juli 1731, får Anders Andersson och Karin Nilsd. sonen Nils med födelseadressen "Giljan" som troligen syftar på "giller" eller "gillret" i vargfällan. Jmfr "Gillra en fälla". Ortnamnet "Giljan" nämns sedan vid ytterligare 16 födslar, senast den 20 febr 1859 då Emma Christina föds. Annars är ortnamnet Fället vanligast, det nämns 49 gånger, senast 8 okt 1853.

Märkligt nog återkommer benämningen "Gråbensgiljan" så sent som 1855 och 1857 då Adrian Andersson och Beata Jacobsd. får barnen Charlotta och Johan Anton. Deras tredje barn föds 1859. Det är ovan nämnda, Emma Christina, och då kallas platsen enbart "Giljan". Vi får därmed bekräftat att Gråbengiljan och Giljan är samma plats. Att samma plats även kallats Fellet eller Fället får vi bekräftat genom att paret Jöns Nilsson och Anna Svensd.(ev Jonsd.). Då deras dotter Maja Greta föds den 13 okt 1811 kallas platsen"Fället". Dottern dör tydligen för den 26 dec 1812 får de åter en dotter med snarlikt namn, Maria Greta, på samma adress. När dottern Cajsa föds den 7 maj 1816 heter platsen emellertid "Giljan", likaså 1819 och 1821 när däras barn Anna Lisa och Johannes föds.

Anmärkningsvärt i exemplet ovan är att en sk expert givit ut en bok med förklaringen att namnet "Fället" skulle ha uppstått pga att en storm gått fram över traktens berg och "fällt skogen" som växte där. Det kan givetvis vara ett riktigt antagande men med hänsyn till vad dopboken säger tror jag personligen inte på den förklaringen. I vilket fall som helst bör vi pröva "auktoriteternas" ibland dåligt underbyggda antaganden.

Som en extra bonus vid friseringen fick jag även bort följande feltolkningar: Kället, Sellet och Hälla - Fälla(n). De ca 70 posterna normerade jag till Fället/Giljan så båda hittas med söknyckeln ..Fället.. eller ..Giljan.. Detta har även angetts i registrets dokumentfil.

Likt arkeologer som pusslar ihop en trolig historia med små fragment kan vi med frisering rekonstruera sannolika förhållanden genom att snabbt sortera stora mängder med data. Dvs använda datorn till det den är bäst på. "Sanningar" som annars skulle vara förborgade flyter upp till ytan med GLIMTENs friseringsmetod.

Sida 19

Prefix, Suffix (Tillägg före och efter ortnamn)

Prefix och suffix som Stora, Lilla, Övre, Uppe-, Nedre, Gamla, Nya, Bortre, Främre och Mellan- samt väderstrecksuppgifter som Norra, Södra, Västra o Östra angivna före eller efter ortnamn bör anges sist i adressen. Vid sorteringen förs födda då samman per lokalt område.

Lämpliga förkortningar:

Bortre	B		Stora	St
Främre	F		Södra	S
Gamla	G		Södergård	Sg
Lilla	L		Sörgården	Sg
Mellangård	Mg		Västra	V
Nedre	Ne		Ödegården	Ödeg
Nohlgård	Ng		Östra	Ö
Norra	N		Östergård	Ög
Norrgård	NG		Övre	Öv
Nya	Nya

Omsortering på modersuppgifterna
När du friserat hela registret enligt ovan sorteras det om på följande sätt:

• 1 sv Mors efternamn
• 2 sv Mors förnamn
• 3 sv Fars efternamn
• 4 sv Fars förnamn
• 5 sv Födelsedatum

Nu startar ännu en omgång friseringsarbete men eftersom registret denna gång är sorterat i första hand på modersuppgifterna kontrollerar du särskilt fadersuppgifterna som kan variera.
Ibland heter fadern Bylund och ibland Nylund.
Ett typiskt skrivfel beroende på att datorns tangenter "N" och "B" ligger intill varandra.
Det finns många liknande skrivfel.

Någon Oersson lär heller knappast ha existerat. Ser vi på tangentbordet förstår vi att det skall vara Persson. Varianter som Sundblad och Lundblad och liknande beror kanske mer på läsfel orsakade av källans ofta snirkliga bokstäver. En titt i dopboken (eller ännu bättre i HFL) avgör din slutliga rättelse.

Feltolkningarna vållar stora problem om inte en noggrann frisering görs, då formulären hamnar på helt olika ställen vid sorteringen. Mindre allvarligt är de fall som har samma initialbokstav, av typ Lundberg - Lindberg, som kan hamna nära varandra och ändå hittas om registret inte är alltför stort.

Underliga namn
Friserar du ett register som någon annan gjort lär du även upptäcka att den mänskliga naturen får oss att skriva mycket underliga namn om källan är otydlig. Det är som vi inte vill erkänna vår ofullkomlighet då vi inte kan tolka tecknen. I stället för att skriva ett vanligt Nils eller Lars konstruerar vi ett för trakten helt ovanligt namn, vilket oftast är fel.

Är du osäker vid inmatning eller frisering så sök först likhet mellan det otydliga namnet och församlingens vanliga namn innan du låter fantasin skena. Oftast kan en sökning per make/maka eller adress i det färdiga eller båbörjade registret ge tips om det riktiga namnet.

Dåliga resultat
Av ovanstående kan vi även dra slutsatsen att de register som inte framställt med GLIMTENs teknik med dubbla uppgifter - Bokstavstrogen resp. Bearbetad text - och åtföljande frisering, inte är att lita på. De innehåller massor med fel !

Importera gärna register gjort i annat program till den bokstavstrogna sidan i en GLIMTEN-mall och normera med hjälp av makrot "!MACUPPD.V45" (som bif mallarna). Normeringen görs då mycket snabbt. Vid friseringen enligt beskrivning ovan upptäcker du hur illa det oftast är ställt med dessa.

(Hämta macrot "!MACUPPD.V45" via "Shift F2" och tryck "Alt F", "Alt V" eller "Alt D" beroende av önskad malltyp, så normeras det importerade registret enligt GLIMTENs bifogade normeringslistor - adressfilerna måste du dock skapa före körningen).

Sida 20
OMSORTERING PÅ ADRESSUPPGIFTERNA

Om du friserat adressuppgifterna enligt ovan kan du nu sortera registret på följande sätt:

• 1 sv Födelseadress
• 2 sv Fars efternamn
• 3 sv Fars förnamn
• 4 sv Mors efternamn
• 5 sv Mors förnamn
• 6 sv Födelsedatum

Du friserar nu uppgifterna ännu en gång och märker, trots att du tidigare varit noggrann, att flera formulär måste friseras. Förklaringen är att man vid sortering på födelseadressen sammanför de olika formulären med paren ännu närmre varandra. Efter att ha fullbordat även den tredje friseringsrundan kan följande sortering göras:

• 1 sv Födelseadress
• 2 sv Mors efternamn
• 3 sv Mors förnamn
• 4 sv Fars efternamn
• 5 sv Fars förnamn
• 6 sv Födelsedatum

Efter ytterligare en genomgång provar du de tidigare sorteringsordningarna. Möjligen har nu de olika friseringarna åter fört olika formulär med samma par närmre varandra så du ännu kan hitta enstaka att ändra - men i stort sett har du nu ett nästan fullkomligt register som du och andra släktforskare får stor glädje av. Och jag är alldeles övertygad om att du kommer att tycka att friseringsarbetet är både roligt och att du lärt dig mycket om resp församling och dess folk. Men tid tar det !

Kontrolläsning
Trots en noggrann frisering är det viktigt att kontrolläsa de register du skapar.

Läsningen görs efter friseringen. Friseringen ger ju som du förstått anvisning om många tveksamma uppgifter. Glömda uppgifter mm kan dock komma fram vid en kontrolläsning.

Hittar du glömda uppgifter ger du de nya formulären löpnummer med decimalvärde så de infogas på sina rätta platser vid sortering på Löpnr. T ex 57,5 sorteras in mellan 57 och 58.
Hur du senare ändrar Löpnr till heltal via Massuppdatera beskrivs på sida 23 och i mallleveransens textfil QAINFO.

Ibland kan det även vara bra om någon annan än registerskaparen utför kontrolläsningen.
"Nya" ögon och andra kunskaper kanske upptäcker för registret viktiga saker.
Men jag upprepar:

Vid kontrolläsningen får du inte "rätta tillbaks" de justeringar som gjorts under "Bearbetad text" så att det tidsödande friseringsarbetet därmed omintetgörs. Endast då du från friseringsperspektiv upptäcker uppenbara fel ändrar du bearbetad text. Se TIPS 3 ovan.

Sida 21
Registers tillgänglighet

Allmänna synpunkter

Ett dataregister kan mycket väl skrivas ut på papper till dem som inte har någon dator eller kunskap om att hantera en sådan. Vi måste dock ha klart för oss användarna av pappersregister förlorar många av de fördelar som finns mot när man använder datamediat direkt.

Dataregistret kan vara i form av ett församlingsregister eller ingå i en större databas för avsökning. Landets hittills största databas med kyrkboksregister har PLF - Person och Lokalhistorisk forskning i Kalmar län. De har över 2 millioner sökbara poster.
PLF är ännu mest inriktad på att täcka sitt område och har troligen ännu mängder med felaktiga data. Det blir en stor uppgift den dag PLF bestämmer sig för att normera och frisera insamlade data.

Stora databaser med många församlingar inom regionen kan lätt framställas med hjälp av GLIMTENs mallar. Jag vet genom mitt arbete att Ådalens släktforskare har goda förutsättningar att i likhet med PLF kunna erbjuda sina medlemmar sökningar i de register man skapat. Allra bäst vore dock att leverera registren på diskett till intresserade. Det borde även andra registerinnehavare göra som DIS, PLF och Kronobergs Genealogiska förening.

KGF bygger f ö upp en databas som liknar PLF:s. Enligt mitt sätt att se det blir det ett föråldrat utförande pga av att PLF var mycket tidigt ute och lade upp sina rutiner efter den teknik och de datorer som fanns i mitten av 80-talet. Det är mycket svårt att plötsligt ändra dataformat varför de som tänker starta nya databaser bör bygga flexibla system med register som har många fält. Fälten kan maskinellt på kort tid och med liten arbetsinsats då slås ihop i tillfälliga filer som tjänar speciella syften. I grundbasen ligger fälten emellertid kvar i separerat skick. (Se hopslagningsteknik nedan).

Utskrift på papper
På papper blir det många sidor att skriva ut även om bara de vanligaste sätten att sortera används. Material som ryms på en diskett och som kan distribureras för några "tior" blir många tunga och dyra pärmar för tidsödande sökningar vid en utskrift.

Tyvärr finns många ledare inom släktforskningen som direkt motarbetar möjligheterna för släktforskarna att själv få söka i datamaterialet. Forskarna får inte erfara glädjen av korsvisa sökningar och dess oande möjligheter till goda resultat.

Särskilt när registren framställs i föreningsform styr rädslan att förlora presumtiva medlemmar och inkomster föreningens handlande. Datamediet släppa inte ut då man befarar att "någon annan" skall tjäna pengar på det. Registren märks tom med Copyrightsymbol © trots att materialet enbart innehåller offentliga uppgifter. Sammanställningen kan i viss mån skyddas juridiskt men med ytterst små ändringar kan samma material ges ut utan påföljd. En välgjord utskrift är lätt att "scanna" och återföra till datamedia med rätt utrustning och kunskaper. En något annorlunda normering och förkortningsteknik av tex "dotter" räcker säkert för att göra en kopiering juridiskt oantastlig.

GLIMTENs register är därför helt fria att användas och kopieras till andra intresserade.

Förhoppningsvis sprids denna generösa syn. Verksamheten går säkert att finansiera på ett annat sätt och inte kan någon "annan" tjäna pengar om det blir allmänt känt att register erhålls till självkostnadspris (dvs diskett och porto) och en ev frivillig gåva.

Sida 22
Säkra Backup-underlag (via pappersutskrift - scanning)

Med tanke på det stora arbete som ligger bakom register av kyrkböcker mm är det viktigt att ha en säker lagringsmetod. Många tvivlar att nuvarande datamedia, disketter, band och CD uppfyller de kraven. Erfarenhetsmässigt vet vi att utskrifter på papper av lämplig kvalitet håller. Därför bör man göra utskrifter av fältinnehållet med en stilsort och storlek som en scanner med stor säkerhet kan läsa. Alla fälten behöver inte stå på samma papperssida om man på varje sida skriver ut en gemensam "nyckel", t ex "löpnr". Se följande tekniska beskrivning som kan användas för att koppla samman de olika utskrifterna till en rekonstruerad databas i datamedia.

Överföring mellan olika databaser (arbetsskopia-backup)

QA kan med kommandot "Överför" hämta uppgifter från en extern fil (backup) till den aktuella (arbetskopian) om ett gemensamt nyckelfält finns. Denna möjlighet har räddat mig från katastrofer då data skrivits sönder i ett fält. Att behöva kassera ett register efter flera veckor arbete kan således undvikas genom att återställa enbart det skadade fältet via en överföring från en backup-kopia om du inte ändrat löpnumret i arbetskopian.

Varning beträffande ändring av löpnummer
Förutsättningen är alltså att du inte ändrat löpnumret med t ex massuppdatering och därmed spolierat den gemensamma "nyckeln". Däremot gör det inget att vissa formulär raderats i arbetskopian. Allt som händer är att de inte kan upp uppdateras då de är borta.

Utskriftsteknik
Det finns många metoder att skriva ut ett registers innehåll. Jag rekommenderar utskrift via Excel (se sid 34). Innan vi går in på de olika metoderna, först några påpekanden på grund av gjorda erfarenheter.

Det är närmast en dödssynd att redan vid inmatningen snegla på den stundande utskriften och därvid ha ambitionen att spara papper genom att skriva ut varje formulär på en enda rad. Sådana önskningar leder ofta till att man inte skriver ut dubbelnamn och att man konstruerar obegripliga förkortningar eller underlåter att skriva ut fält med nyttig information.

Sådana åtgärder minskar värdet med registret så man kan fråga sig varför det alls skrivs ut.
Har man bestämts sig för utskrift på papper måste man ibland vara beredd att skriva ut flera sidor, t ex uppslag med vänster och högersida eller låta varje formulär ta flera rader i anspråk.

En del får den föga datamässiga idén att i samma fält blanda lite av varje; titel, anmärkning mm, i en enda röra, eller blanda titel, förnamn och efternamn.

• Att slå isär denna "röra" så registret blir användbart är svårt och kan ta lång tid.
• Att slå ihop olika fält till ett, är lätt och tar kort tid.

Så låt oss nu se på den tekniken, hur du skapar tillfälliga fält för utskrift med blandade uppgifter, utan att fördärva kvaliten på hela registret.

• Blanda aldrig olika typer av uppgifter i samma fält

• Strukturera i stället så var sak ligger på sin plats

Sida 23
Sammanslagning av flera fält till ett
QA:s princip för att via "Massuppdatering" samla olika fälts uppgifter i ett enda är enkel. Exempel: Du vill slå ihop förnamn och efternamn till "hela namnet".

Välj Massuppdatering i Datafilmenyn och tryck F10.

Specificera ev söknyckel, tryck F10.
Skriv i skärmen "Uppdatera" programsaterna efter kolon nedan

• i fält "Förnamn" : # 1
• i fält "Efternamn : # 2
• i fält "Hela namnet" : # 3 = #1 + " " + #2

Tryck F10 två ggr.

Fältet "Hela namnet" uppdateras och mellanslaget enligt satsen i "# 3" (inne i citatparet) finns nu mellan för- och efternamn. Förnamns- och Efternamnsfält är oförändrade.

GLIMTENs registermallar har rikligt med fält för att ge möjlighet till en strukturead inmatning.
Du får även stöd av många automatiska funktioner. Fälten har olika dataformat för text, datum. numeriska värden etc. Allt nödvändigt för en god funktion. Det finns mins 6 st fält för "Övrigt" där registerskaparen kan lägga långa textsträngar. Oftast kan man göra en uppdatering enligt ovan och lägga resultatet i något av Övrigtfälten.

Om alla Övrigtfält är upptagna i något formulär (undersöks med söknyckel /=) får man göra en kopia av registret och i denna tömma ett eller flera Övrigtfält före nedanstående operation.

Man skall dessutom alltid ha en backup av det fullständiga registret så man kan återgå till det ursprungligt utförande om någon manipulation misslyckas.

Rensa ett fält via Massuppdatering

Antag du vill rensa översta Övrigt-fältet på mallsida 4

• Välj Massuppdatera på Datafilsmenyn och du får skärmen Söknycklar
• I fältet du vill rensa skriver du "/=" (d.v.s du söker "ej tomma formulär")
• Tryck F10 och du erhåller skärmen Uppdatera
• I samma fält skriver du: #1=" "
• Tryck F10.

QA hämtar alla formulär med innehåll i fältet och frågar om formulären skall uppdateras.
Du svarar ja och i fältet läggs det en sk "tom sträng", dvs fältet blir tomt.

Ändra löpnummer med "Massuppdatera"

1. Hämta ett formulär i registret
2. Tryck Ctrl F8
3. Ange värdet "0" (noll eller önskat startvärde)
4. Tryck Esc
5. Svara Nej när QA fråga om du vill spara.
6. Välj "Massuppdatera"
7. Vid "Söknycklar" tryck F10 utan sökspec.
8. Tryck F8
9. Ange 1 SV i fältet Löpnr
10. Tryck F10
11. Vid "Uppdatera" ange i Löpnr:" #1=@Number " (utan citat)
12. Tryck F10

Löpnumret uppdateras med nya värden men med samma ordning som dina gamla värden hade, ev decimaler tas bort.

OBS! i QA Ver 4.5 kommer du inte åt att ändra startvärdet enl punkt 3 pga GLIMTENs skyddskod för programmeringen.
Massuppdateringen kan dock göras men startvärdet blir eventuellt
"sista postens värde + 1". I så fall får då göra om massuppdateringen enligt ovan men i punkt 11 i stället skriva:

"#1 = #1-X" (där X= det värde du vill minska med).
Om lägsta numret var 3111 minskar du med värdet "3110"

I QA Ver 4.0 har du inte detta problem, startvärde kan ändras med Ctrl F8

Sida 24
Lär dig använda olika verktyg (program)
Många tror att de är bundna att skriva ut registret med QA där datat finns. Detta är fel.
Likt andra hantverkare kan du använda många olika verktyg i din dator för att nå målet.

Här skall vi dels beskriva utskrift med:

1. QA
2. Word
3. Excel.

Oavsett vad du väljer krävs det ofta att du exporterar ut fältinnehållet till en extern fil.

Denna fil behöver kanske bearbetas innan den åter importeras till det program som gör utskriften (som kan vara QA). De program som används för att bearbeta de stora textfiler som oftast blir resultatet, brukar kallas Editorer. De har förmågan att bit för bit svälja en del av filen så den kan bearbetas. När det är gjort ger man kommandot "Load more" eller "Hämta mer" varvid nästa bit kan bearbetas. När alla "tegelstenar" är klara sparar du hela filen - men du kan även spara undan för undan.

NCE & NE - Nortons editorer
NCE (Norton Classic Editor) eller NE (Norton Editor) är de editorer jag själv brukar använda. De är ganska lika varandra men med den äldre, NCE, kan göra saker som NE inte klarar och vice versa. Både NCE och NE har goda hjälpfunktioner.

Det finns säkert liknande program som jag inte känner till. Har du inte någon editor kan du istället välja att exportera ut bit för bit, baserat på löpnummer eller datum, i så stora "bitar" som QA:s ordbehandlare (eller annan) klarar att hämta in.

NCE vid byte av Tab till Semicolon (för att få "töjbara" fältlängder)
Om du gör en export av data enligt nedan beskriven metod där du valt semikolon som fältskiljetecken skrivs ett sådant efter varje exporterat fält utom efter det sista. Varje utskriven rad i filen innehåller alltså så många semikolon som antalet exporterade fält, -1. Genom att hämta exportfilen med NCE och via söka/ersätta kan du byte semikolon till ett på skärmen osynligt Tab-tecken (ASCII 9). Du skapar då en fil där det är lätt att ändra fältlängderna.
(Se text: "Word & Excel" resp. "Tab- eller mellanslagstecken mellan fälten", nedan).

Byte i NCE (vars sökväg bör finnas i ditt Path-kommando)
Skriv vid promptern X:\> NCE filnamn ( filnamn är lika med ditt namn på QAs exporterade fil)

1. Tryck Enter Då ser du filinnehållet.
2. Tryck Alt F o skriv ett semikolon (;) (för att söka dem)
3. Tryck Alt F, Tab och Enter (för att ersätta)
4. Skriv asterisk (*), (varvid alla ersätts)
5. Tryck F3 och E(xit) (för att spara och gå ur)

Nu kan du importera filen för utskrift i t ex Word eller Excel och lätt ändra fältlängderna.

Word & Excel

Program med "töjbara fältlängder"

Sker importen t ex till Word eller Excel (eller andra väl utvecklade program) kan man använda de faciliteter som dessa erbjuder. T ex kan du i Word och Excel enkelt ändra fältlängderna genom att med mus eller tangenter flytta Tab-markeringarna så du på skärmen genast ser resultatet. Kolumnernas storlek ändras och du ser vilka fält som inte rymmer hela texten etc.

Du kan även använda kommandot "Förhandsgranska" som på skärmen visar hur utskriften kommer att se ut på papper.

Du kan även redigera och göra förkortningar mm så radutrymmet utnyttjas bäst.

Givetvis måste du lära dig hur programmen fungerar och ge dig tid att experimentera. Det senare kan du göra med en mindre mängd representativa data innehållande det du tror dig få problem med vid en utskriften.

Genom att märka formulär med t ex "zz" i ett textfält kan man använda "zz" som söknyckel vid export av lämliga testdata. I Excel kan du även använda importerat materialet som en databas.

QA är dock oöverträffat för att skapa en programmerad databas, enligt min syn.

Dokumentera din arbetsmetod
När väl arbetsmetoden är klar, dokumenteras den, så du gör på samma sätt i hela registret.

Att i detalj säga hur du skall göra går ej då mycket beror på utrustningen och programmen du har. Här får Du dock impulser till att använda din fantasi och starta med experimenten.

Först ser vi på olika utskriftsmöjligheter med QA.

Sida 26
Utskrift med QA

QA innehåller många möjligheter för utskrift. Söks i QA:s Huvudmeny via:

1. RAPPORT -Rapportutskrift
I samtliga GLIMTEN-mallar finns färdiga rapporter som du kan använda. Vill du studera dem svarar du "Ja" för tillfälliga ändringar. Då visas hur de är uppbyggda. Vid varje skärm bör du även trycka F1 och studera alla Hjälpskärmar"som QA visar. Ibland når du flera sidor i dem genom att trycka PgDn. QA lägger ofta ut meddelanden längst ner på skärmen som anvisning för hur du hittar Hjälpskärmarna. Pröva QA:s anvisningar så du hittar koderna för Rubrik och Format med vilka du bl a kan bestämma Rubriktext och Fältlängder. Experimentera genom att ändra värdena i GLIMTENs Rapporter (du kan ju ev. återställa dem med leveransdisketten).
Se även på exempel i QA:s övnings och exempelfiler som bif på installationsdisketterna.

Rapporterna kan även skrivas ut som "Skärm" eller "Fil på disk".

I det senare fallet får Du ett resultat som liknar sedvanlig export av databas, som beskrivs nedan. Filen kan även redigeras före utskrift.

2. DATABAS -Utskrift-Utskriftsspecifikation
Här har du TVÅ olika metoder att välja mellan. Båda med exempel i GLIMTENs mallar. Pröva dem och experimentera genom att ändra värdena. Välj SKÄRM som utskriftssätt.

Metod 1

• Denna är lätt då du bara behöver ange enkla programsatser, dvs sätta en siffra för den ordning du vill att fälten skall skrivas ut, plus ett tecken (+ eller X). Med plustecknet (+) ber du QA fortsätta på samma utskriftsrad med det fält som har närmast högre värde. Du kan då även ange hur många mellanslag och hur lång utskriften av fältet skall vara. Exempel - Fältnamn: 4+,2,10.
  Vilket betyder: Skriv ut fältet som nr 4, gör 2 mellanslag, skriv de 10 första av fältets tecken, fortsätt sedan med nästa fält (det som har närmast högre värde).
  Med koden 1X ber du QA skriva ut fältet som det första och sedan börja på ny rad.
  

Metod 2

• Den ger dig möjlighet att med programsatser exakt bestämma rad och position samt fältlängd. Metoden är något jobbigare att skriva in. Räknar du fel kan programsatsen i ett fält helt eller delvis skriva över det du redan skrivit ut via ett annat fält så att resultatet blir konstigt. Då är det bara att räkna om och justera programsatsen.

Exempel:

Fdag : 1, 5, 10
F-adr : 1, 17, 12

F-dag skrivs ut på rad 1 och startar i kolumn 5 ( fem tecken in - så det finns plats för hålslag)
och är 10 tecken långt (ÅÅÅÅ-MM-DD). Femton positioner används på Rad 1 (5+10).
F-adr skrivs även ut på rad 1 och börjar i pos 17, 12 tecken långt.

(Vill vi skriva ut "Döpt" på Rad 2 direkt under Fdag anger vi Döpt: 2, 5, 10)

Både Metod 1 och Metod 2 kan i likhet med Rapport skrivas som "Fil på disk" för redigering före utskrift. Filen är av Typ 1 (med mellanslag mellan fälten).
Se även "Tab- eller mellanslagstecken mellan fälten" nedan.

Förberedelse av Utskrift till fil på disk enligt Metod 2:

(Resultatet kan även bl a skrivas ut via QA:s ordbehandling enl nedan)

Starta med att först göra en mall av hur du vill ha din utskrift. Gör den på ett rutat papper med rubriker och fältlängder. I databutiken finns specialformulär för Layout.

1. Välj Databas - Utskrift - Utskriftsspecifikation.
2. Du namnger utskriftsspecifikationen, exempelvis "Till ordbehandling".
3. Specificera kordinaterna i önskade fält enligt beskrivning (t ex 1, 5, 10) Välj utskrift till fil.
4. Notera filnamnet du ger vid "exporten" (t ex REG-UT.EXP) och det filformat du valt.
5. Som filformat rekommenderas "Inga citattecken" och "semikolon" som fältskiljetecken.
6. Namn och filformat måste du senare veta vid importen till Ordbehandlingsdokumentet.

Utskrift av Databas (register) via ordbehandling

Detta är kanske den bästa av QA:s många möjligheter till utskrift. Den kräver dock mer av användaren. Du måste vara skärpt och veta i vilket skede du arbetar eller ser resultaten.

Principiellt utförs följande tre punkter enligt angivna alternativ:

Export av data (kan göras enligt minst två alternativ)

1. Enl. - Utskriftsspecifikation till "fil" på disk (Se 2 ovan)
2. Enl. - Databas-Hjälpfunktioner-Export-StandardASCII

(Se: Export av databas, nedan, för Alt 2).

 

Import till ett förberett dokument i Ordbehandling.

• a.) av resultatet enligt alternativ 1 ovan.
• b.) av resultatet enligt alternativ 2 ovan.

Redigering / Utskrift av dokumentet i Ordbehandling.

Anmärkningar:

1. 1. Exempel av utskrifsspecifikation finns i F-mall via Databas-Utskrift-Utskriftsspecifikation med namnet
   "Till Ordbehandling".
   
2. Exempel av ordbehandlingsdokument finns i leveransen med namnet "REG-IN.IMP
   
3. Resultatet enligt Alt 1 ovan kan även importeras till Word för redigering och utskrift.
   
   Töjbara fältlängder kan ej erhållas då filen saknar Tab-tecken
   (ASCII 9).
   
   Vid export enl. Alt.2 erhålls töjbarhet om semikolon.
   De byts till Tab på beskrivet sätt.
   
4. OBS! Specifikationen kan eventuellt vara ordnad så att utskrift görs på flera rader. (I exemplet nedan skrivs data ut på två rader för varje post).

Födelsedatum Födelseadress Barnets namn Fars förnamn Fars efternamn Fars titel
Dopdatum Barns kön Mors ålder Mors förnamn Mors efternamn Mors titel

Sida 28
Tab- eller mellanslag mellan orden (tecknen)
En fil kan göras efter två principer som ser lika ut på skärmen men där det exporterade datat är strukturerat på två helt olika sätt. Jag kallar dem här Typ 1 och Typ 2.

Typ 1. Utrymmet mellan orden är fyllt med ett antal mellanslag (=ASCII 32)
Typ 2. Utrymmet mellan orden styrs av ett tab-tecken (=ASCII 9)

I det senare fallet avgör tabulatorinställningen avståndet mellan fälten. Ändras Tab-inställning flyttas hela kolumnen. Även filstorleken blir betydligt mindre då flera ASCII-32 ersätts av ett enda ASCII-9.

Typ 1 önskas
Utskrift via Databas-Utskrift-Utskriftsspecifikation ger fil av Typ 1.

Typ 2 önskas
Export via Databas-Hjälpfunktioner-Export-StandardASCII ger fil av Typ 2.

Som filformat rekommenderas "Inga citattecken" och "semikolon" som fältskiljetecken.

Med NCE (Norton Classic Editor) eller annan editor/ordbehandlare byts semicolon till
Tab (ASCII 9) om töjbara fältlängder i Word m fl önskas. Se NCE-beskrivning ovan.

Stilval Typ 1.
Valet av metod påverkar även möjligheterna till val av Stil (font).
Typ 1, med mellanslag, gör att vi måste välja en font som Courier där bokstaven
" M " tar lika stor plats som " I ". Annars får fältens kolumner ett hackigt utseende. De skrivmaskinsliknande fonter som Courier od är lättlästa och tydliga men kräver tyvärr större utrymme på raden.

Stilval Typ 2.
Då tabulatorinställningen avgör avståndet mellan kolumnerna kan vi även välja sk proportionerliga stilar som Times, Palatino m fl. Dessa rymmer fler tecken på raden då tecknen packas ihop (som vi är vana vid i t ex en dagstidning).

Trots olikheterna är båda metoderna användbara beroende på önskat resultat (vilken skrivare och programvara man har). T ex kan en äldre datorutrustning med 9-nålars matrisskrivare göra fina utskrifter med Courierliknande fonter, men med mindre antal fält per rad. Har man en laser- eller bläckstråleskrivare kan man välja en proportionell stil med liten punktstorlek och därmed få plats med betydligt fler fält och tecken per rad.

Sida 29
Export av QA-databas

1. Välj Databas-Hjälpfunktioner-Export-StandardASCII Tryck F10
2. Ange filnamn för resultatet av exporten, t ex REG-EXP.TXT
3. Fyll i ev. söknycklar, t ex "zz" angivet i vissa poster för testdata
4. Tryck F8 för att sortera. T ex "1 sv" i Löpnr.
5. Tryck F10. Skärmen "Samsortering" erhålls. fylls i enligt följande alternativ.

Alternativ för samsortering:

1. Om du trycker F10 exporteras alla fält ut i den ordning de står, från vänster till höger,
   rad för rad, sida för sida.
   
2. Genom ett värde i önskade fält, bestämmer du vilka och i vilken ordning de exporteras.
   Ange i resp. fält 1, 2, 3 etc för önskad exportordning.
   
3. Vid skärmen ASCII-FILER väljer du "Filformat"

Rekommenderat filformat:

• Citationstecken vid text : NEJ
• Fält-skiljetecken : semikolon
• Exportera fältmall : NEJ

Tryck F10 varvid export sker.

Skapa ordbehandlingadokument i QA

för import av "Filutskrift"

( I stället kan du ev. Hämta dokumentet "REG-IN.IMP" som bif. mallarna, ändra enl önskan)

Installera skrivare
Starta med att installera Skrivare för QA. Välj Porträtt eller Landskap för stående eller liggande utskriftsformat från QA:s Huvudmeny via;

Hjälpfunktioner - Installera skrivare

Anta att du har en laserskrivare med postscript. Välj Basic (Vanilla) Postscript (Landscape).
Det ger möjlighet till liggande A4 med många fält per rad.

Gå till Ordbehandling

Välj Nytt dokument (eller Skriva) - forts.nästa sida.

Sida 30
Skapa sidformat
Vid Nytt dokument och vid tom sida välj: bestäm Sidformat via F8-Tab-S-Enter.

Skriv följande värden (justera gärna enligt dina egna önskemål

• Vänster marg.:1cm Höger marginal: 1cm
• Övre marginal:2cm Undre marginal: 1cm
• Sidbredd.....:29,7cm Sidlängd......: 21cm
  (Anm. För liggande A-4)
• Teckentäthet (antal per tum)....: 10
• Sätt sidhuvud/fot från sida #...: 1
• Börja sidnumrering med sida #...: 1

Tryck F10

Du har nu ett liggande A4-format med ganska knappa mariginaler. I övre mariginal skall du nu skapa ett sidhuvud som rymmer 5 rader.

Skapa sidhuvud

• Tryck F8-Tab-F10. (Du är i sidhuvudet vars nedre gräns, där är en dubbeldragen linje som ej syns vid utskrift, du får därför rita en egen linje).
  
• Rad 1: Skriv "Sida #"
  Tryck Home-Ins-Mellanslag och flytta till önskad plats.
  Tryck Ins-Enter.

• Rad 2: Skriv registrets namn.
  Tryck F8-J-Tab-Centrera, Enter - varvid rubriken centreras.
  Tryck Enter 2 ggr. (Senare får du välja Typsnitt för rubrik och övrigt innehåll).
  
• Rad 3: Har lämnats tom
  
• Rad 4: Tryck Ins - skriv önskade fältrubriker med Tab-tecken mellan orden -
  T ex: Födelsedag <tab> Födelseadress <tab> Barnets namn <tab> Fars Fn etc.
  Prova först med några få kolumnrubriker, du kan lägga till fler senare.
  
• Just Tab-inställning med F8-Tab-T-Enter.
  (Sätt "T" på tab-linjalen på önskade platser och ta bort oönskade "T" med "Del".
  Efter import av registerinnehåll skall vi justera rubriker (avstånd, text, typsnitt, längd, etc. så vi får rubriker som som passar fältinnehållet.
  
• Rad 5: Tryck F8-Tab-R-Enter och rita en linje med högerpil ända till högermarginalen.
  Tryck F10 (för att avsluta "Rita"). Tryck F10 en gång till.
  Nu är du i dokumentet och kan infoga önskad fil.

Sida 31
Infoga dokument
När du valt Ordbehandling och är i ett dokument eller i en s.k arbetskopia kan du infoga den befintliga filen, som du skapat via Utskrift som fil eller Export av databas:

• F8-Dokument-Tab-Infoga-Enter (ändra ev sökväg och välj dokument)
• Tryck Enter.

  Filen infogas i ordbehandlingsdokumentet.

Du ser nu hur sidorna kommer att se ut. Troligen får du gå till Sidhuvud igen och justera avstånd mellan rubriker mm. Har du infogat en fil av Typ 1 (med mellanslag) kan du inte påverka avstånden genom att justera Tab-inställningen. Det går om du infogat en fil av Typ 2.

Till skillnad från Word/Excel kan du inte se Stil och textattribut (fet, kursiv etc) på skärmen men dock något bättre om du väljer utskrift med F2 och Förhandsgranska. Kvalitetsmässigt är QA:s förhandsvisning sämre än Words o Excels men den ger ändå en uppfattning om hur sidan kommer att se ut på papper.

Lägg märke till möjligheterna att zooma in och ut, + resp -, samt bläddring med PgDn och PgUp.

Följande avsnitt ligger något utanför ämnet men kan vara en nyttig kunskap.

Samsortera dokument i ordbehandlaren med databas, vid utskrift

(t ex etiketter med uppgifter från en databas med adresser)

Dokument i ordbehandlingen kan kopplas direkt till en Databas som har uppgifter du vill skriva ut. T ex namn, adress, postnr. och ort kan lätt hämtas för utskrift på etikett eller på en separat sida för varje formulär vid personligt utformade brev. Prova:

• Tryck Alt F7 när du är i ordbehandlaren.
• Ange sökväg och önskad databas.
• Tryck Enter.
• Välj t ex QA\DATA\000000F1.DTF (så ser du i alla fall principen).

GLIMTENs mall för födelseregister kopplas till dokumentet. Mallen innehåller några enstaka formulär som du kan öva med. När du valt den, ser du i en ruta till höger, mallens alla ingående fält när du "rullar" den. Det ger dock ett förvirrande intryck då flera fält på sida 2 och 3 har likartade namn som de på sidan 1 (Kön mm). I en något enklare databas med adressuppgifter är metoden lättare att förstå.

Vill du ändå pröva ? Välj då tre fält antingen genom att rulla rutan eller genom att skriva följande:

• 4.Fdag Enter Tryck mellanslag och Alt F7 igen.
• Sedan NN Enter Tryck mellanslag och Alt F7 igen.
• Sedan FA Enter Tryck mellanslag och Alt F7 igen.

Om du väljer att skriva "hoppar" markören direkt till skrivet fält.

Spara med Shift F8 som TEST.QAO och tryck sedan F2 för utskrift. Välj "JA" för att "Förhandsgranska" (om du har en minst en 386:a med VGA-skärm eller bättre, avbryt annars) och Tryck F10.

Du är plötsligt inne i den valda Databasen och kan bestämma vilka formulär du vill hämta genom att fyll i Söknyckel. Tryck som test bara F10. Då meddelar QA att dokumentet kommer att samsorterars med datafil och antalet formulär som skrivs ut. Acceptera med F10 varvid du ser Fdag , Barnets namn och Fadr ungefär som det skulle sett ut vid en utskrift.

Med Ctrl PgDn kan du bläddra till nästa formulär och med + eller - kan du zooma in eller ut.

Exemplet är kanske inte helt lyckat men använd din fantasi för att skapa egna utskrifter på liknade sätt.

Sida 32

Utskrift via Word & Excel

Rekommendationerna nedan bygger på erfarenheter i Word Ver 6.0 och Exel 4.0,
som är väl spridda, troligen gäller de även senare versioner, som möjligen är bättre.)

WORD
I Word kan du utnyttja många finesser om du har rätt datorutrustning. Du bör minst ha en 386-dator och en skärm med god upplösning. Då kan du redan på skärmen se hur utskriften på papper blir. Det gör du via förhandsgranska. Är du inte nöjd med fältlängderna ändrar du dem lätt genom att flytta Tab-markeringarna. Genast ser du resultatet. Är något enstaka fält för långt kan du redigera och kanske korta texten något utan att göra den obegriplig.

För att genomföra utskrift i Word väljer du export av databas i QA. Det beskrivs på sida 29 i Del-1. Den fil du skapar vid exporten bearbetas i en editor liknande NCE där du byter exportens semikolon mot Tab-tecken. Se beskrivning på sida 24-25.

Starta med en mindre mängd testdata som fyller drygt en sida så du ser hur sidövergången blir.

Platsen här räcker inte för en beskrivning om hur du använder Word Ver 6.0 eller Ver 7.0, utan du får givetvis använda programmets manual och utomordentligt fina hjälp med lektioner.

Några generella åtgärder för att fullfölja din uppgift skall dock beskrivas:

När du startat Word och fått den tomma sidan "Dokument1" klickar du på "Arkiv" och väljer "Utskriftsformat". På den meny som visas väljer du "Pappersstorlek" och som Orientering "Liggande" i likhet med den gjorda inställningen i Windows.

I exempelrutan i Utskrifsformat visas då generellt hur utskriften blir. Vissa standard och formatinställningar får du kanske göra senare för att få sökt resultat. Klicka OK så du kommer tillbaks till "Dokument1" om du inte redan i Utskriftsformat vill ställa in storlek för marginaler, sidhuvud och sidfot mm.

Väl tillbaka i "Dokument1" klickar du "Infoga" på översta menyraden och "Dokument" i "gardinens" nedre ruta. Du får då möjlighet att hämta din utexporterade textfil där du redan bytt Semikolon mot Tab enligt instruktion ovan.

(Bäst är att vid utexporten spara filen med hjälp av QA i Word-katalogen och ge den extension "TXT". Om inte kan du nu med vanlig Windowsteknik stega dig fram och hämta den. Bäst är om den fått namn med extension "TXT" (extension = de tre sista tecknen efter punkten). Då förstår många program vilket "format" filen har. I mitt exempel är det en testdatafil med ca 50 formulär som heter "wordtest.txt" som jag lagt i Wordkatalogen).

I menyn "Dokument", som visas vid filval, väljer vi "Filformat" i rutans nedre del och bland förslagen väljer vi "Textfiler(*.txt)" varvid filnamnet visar sig i "valrutan". Vi dubbelklickar på den och får menyn "Konvertera fil" där vi väljer "MSDOS-text". Vi har nu hämtat in vår export till Word.

På skärmen visas innehållet med den Stil, storlek, TAB-avstånd mm som Word har som sk standardinställning.

För att ändra (attributen) måste vi markera texten. Det kan göras på många sätt. Ett sätt är att snabbt klicka tre gånger i marginalen t v om textblocket. Ett annat sätt är hålla Ctrl Shift nere och trycka End, då hamnar vi i slutet på filen, vilket kan vara bra ibland. Vill du till början av filen släcker du markeringen med ett klickande på texten och håller Ctrl Shift nere och trycker Home.

Nu när filen är markerad (i svarta block) kan du börja förändringen av texten till önskat resultat.

Strax till höger om första fältet, t ex "Löpnr", klickar du på linjalen för Tab-markeringar varvid små mörka "vinklar" visar sig (om du klickar på rätt plats - dvs strax ovan den nedre linje som avgränsar linjalen). Lägg ut fler Tab-markeringar strax t h om varje fält.

Om inte raden räcker till att visa alla fälts innehåll, visas resterande text på underliggande rad.. Du kan nu även ändra Teckensnitt och Teckenstorlek för att påverka resultatet. Välj t ex Palatino, 8 punkter (eller Times) då ryms många fält på raden. Välj helst inte mindre än "8" som teckenstorlek.

(Palatino har något öppnare öglor för sina "a" och "e" och gror inte så lätt igen när du mångfaldigar registret via kopiering. Ta även sådana hänsyn vid ditt val av teckensnitt. Har du gott om plats kan du använda Arial, Courier och liknande, som har ett skrivmaskinsliknande utförande).

Peka på en Tab-markering och håll nere vänster musknapp. Då kan du skjuta "tabben" till vänster eller höger och markerad texts placering påverkas omedelbart. Dvs "tabbens kolumn" flyttas.

Töjbara gränser för fälten och val av teckensnitt, storlek mm
ger dig nu möjlighet till fina utskrifter.

Sidhuvud
Du vill säkert ha ett sidhuvud i början på varje sida och väljer därför Sidlayout genom att klicka på dess symbol längst ner på skärmens vänstra sida. Sedan väljer du "VISA" på översta raden. I gardinen väljer du "Sidhuvud och sidfot" och får en streckad ruta över texten som markering för sidhuvudet.

Beroende på val av övre mariginal kan sidhuvudet ha ett varierande antal rader. Vårt exempel är tänkt att ha tre rader.

Du börjar med att lägga in tabbar på samma ställen som texten har (den visas grå). Du skriver önskade rubriker för fältnamn med Tab emellan. Sist på raden skriver du Sida: och på den lilla rutan med symboler för Sidhuvud klickar du på sidnummer. Klicka på marginalen t v om rubrikraden så den blir markerad (svart). Välj teckensnitt och storlek. Gärna samma som för texten under.

Medan rubrikraden är markerad klickar du även på symbolen för nedre kantlinje för att få en avgränsande linje mellan sidhuvud och text. Med tabbar och tabinställning stryr du hur lång linjen skall vara efter sista rubrikordet (eller sidnumret).

Ställ dig sedan i början av raden med fältrubriker och tryck enter två gånger så texten skjuts ner.

Gå sedan till översta raden och skriv registrets namn. Markera raden och välj stil och storlek. Den bör vara större, fet och ev. av annat teckensnitt. Medan texten är markerad klickar du även på symbolen för att centrera texten. Sedan väljer du Spara och ger din skapelse ett namn.

Nu har du grunden sparad och kan gå till Arkiv-Förhandsgranska. Möjligen behöver du justera något värde, pröva annars med en riktig utskrift via skrivaren.

Du kan "Öppna" en EXCEL.XLS fil direkt med Word. Skapa en Exelfil enl. beskrivningen på följande sidor och spara enl.

VIKTIG: "Spara rätt" på sida 36.

Låt dock bli att skapa rubrikrader enl. anvisningarna på nästa sida. Nöj dig med att markera texten och ge den önskad stil, storlek mm enl beskrivningen.

När du sparat filen i format "Normal" så avslutar du Excel och startar Word. Välj "Öppna" och klicka på Excelfilen. Skapa sedan "Sidhuvud" i Word med registrets namn, sidmarkering, kolumn-rubriker mm.

Till skillnad från Excel 4 återges då kolumnrubrikerna på varje sida. Dessutom har Word förmågan att vid enstaka långt fältinnehåll återge detta på två (eller flera rader) inom kolumnen, utan att "klippa av" texten. En mycket bra funktion.

Sida 34

Utskrift via Excel (Ver 4.0)

Excel anser jag vara det bästa programmet för utskrift av register skapade i QA.
Programmet är ju egentligen ett sk Kalkylprogram som även har en databasfunktion.
I en från QA importerad fil kan du således även söka och redigera under databasform.
QA är dock att föredra vid inmatning och sökning.

Utskriftsmöjligheterna och omredigeringar av t ex kolumnordning är i Excel mycket bra.

I likhet med tidigare gäller det att IMPORTERA en från QA EXPORTERAD fil enligt beskrivningen på sida 29. För import i Excel behöver du inte byta semikolon till tab med någon editor. Gör bara så här:

Starta Excel. Du får "Blad1"

• Välj "Öppna" i "Arkiv" så får du menyrutan "Öppna".
• Klicka på "Text" längst ner till höger så du får menyrutan "Alternativ".
• Klicka på "Semikolon" som "Kolumnavgränsare" (enl. QA:s exportfil).
• Klicka på "DOS eller OS/2(PC-8)" som "Filens ursprung".
• Klicka på "OK" så du åter kommer till menyrutan "Öppna".
• Klicka på "Kataloger" (ev "Enheter") och ställ in sökväg till QA:s exportfil.
• Klicka på nedåtpil under "Filformat" längst ner till vänster.
• Klicka på "Text (*.TXT,*.SKV)".
• Klicka på "filnamn" (enl. din export från QA).
• Klicka på "OK" och vips har du filen i Excel.

Resultatet ser kanske lite underligt ut i Excels standardinställning. Innehållet får inte plats i de små rutorna men det skall vi snart ändra på genom att ändra bredden:

• Klicka på "knappen" till vänster om "A" i kolumnraden och omedelbart över "1"
• för radnummer så markeras hela innehållet (svart block).
• Klicka på "Format" i menyraden överst.
• Klicka på "Kolumnbredd" och du får menyruta.
• Klicka på "Bästa val" varvid längsta fältlängd styr rutornas bredd.
• Klicka på rutan A1 så släcks markeringen. Låt markören vara kvar i rutan A1.
• Håll nere Shift och tryck "mellanslag". Så markeras övre raden.
• Håll nere Shift och tryck nedåtpil och markera ev. ytterligare rader (men ej denna gång).
• Klicka HÖGER musknapp medan du pekar på det markerade området så får du en liten meny.
• Välj INFOGA. Du får en tom rad där du skall skriva in kolumnrubrikerna.
• Klicka på ruta A1 och skriv rubriktext. Du kan trycka Enter för att avsluta inmatningen men det är bättre att trycka Tab, då flyttas markören till nästa rubrikruta. Vid behov kan du redigera inmatad text i fältet strax över kolumnknapparna A, B, C...

Markering av texten
När du fyllt i rubrikerna klickar du på rad-knappen "1" varvid första raden markeras. Vill du markera fler rader håller du nere VÄNSTER musknapp medan du pekar på "1" och drar musen nedåt.

Vi skall nu göra många operationer som kräver att rubrikraderna är markerade. Slocknar markeringen måste du upprepa markeringen via rad-knapparna.
(Vill du markera kolumner klickar du på bokstäverna, se i övrigt Excels utmärkta hjälp).

• Klicka på rutan "F" för fetstil i menyn. Pröva gärna även stort och litet "A" som förstorar respektive förminskar stilen. (Du kan klicka flera gånger för stegvis ändring.)

Strax till höger om attributknapparna "F", "K", "A" hittar du några knappar med symboler för textjustering. Vänster-, centrerad resp. högerjusterad text. Pröva centrerad.

Typsnitt
Vi skall medan texten är markerad även ändra typsnitt. Det gör vi genom att klicka "Format" och "Tecken" varvid menyn Typsnitt poppar upp. Här kan du välja såväl typsnitt, storlek och attributen normal, fet, kursiv och fetkursiv.

Linje för avgränsning
Markera den nedre rubrikraden. Klicka på "Format" och "Ram". Välj "Under" samt önskad typ av linje och klicka "OK". Du har nu en linje som avgränsar rubrikraderna.

Utskriftsområde
Vi skall nu ange utskriftsområde. Vi får med Excels hjälp innehållet uppdelat på flera sidor om detta visar sig nödvändigt. Har vi tur kanske alla fält ryms på en liggande A4-sida.

Peka på ruta A1 och håll nere VÄNSTER musknapp samt dra musen nedåt så rad 45 blir markerad. Släpp inte musknappen. Dra åt höger så mycket som du ser av skärmen innan den börjar "sidrulla" och ytterliggare några kolumner samt släpp musknappen. Nu bör en liggande rektangulär yta vara markerad.

Klicka på "Alternativ" i menyraden och sedan "Ange utskriftsområde". En prickad linje visas nu på skärmen sedan du släkt markeringen.

Utskriftsformat
Klicka på "Arkiv" och "Utskriftsformat" och menyn med samma namn poppar fram. Välj "Liggande" och A4 som pappersformat. Finns det ett kryss i rutan "Rutnät" så klicka bort det. Välj "OK".

Förhandsgranska
Klicka på "Arkiv" och "Förhandsgranska" så vi kan se på resultatet hitills. Det går lätt att justera.

Om du gjort rätt ser du ett liggande A4 utan rutnät och med första sidan av innehållet.
Klicka på knappen "Zooma" så förstoras texten, ännu ett klick ger förminskning.

Klicka på "Marginaler". Då visas markeringar för marginaler och fältgränser. De kan lätt dras till annan plats med musen. Innan du gör det skall vi titta på Sidhuvud och Sidfot.

Sidhuvud och sidfot
Klicka på "Utskriftsformat" medan du är i förhandsgranska.och sedan på "Sidhuvud" t h och du får upp menyn Sidhuvud. Rensa de tre textrutorna från ev. tecken. Ställ dig i mittersta rutan och skriv:

"GLIMTEN-register för min församling". Markera texten samt klicka på "A"-symbolen.
Välj typsnitt, storlek o attribut. Ställ sedan markören i vänster textruta och klicka på Kalendersymbolen (4:de) och flytta sedan till högra textrutan. Skriv "Sida." + mellanslag och klicka på "#". Sedan "OK".

Sidfot
Rensa de tre textfönstren från ev. tecken. Skriv i det vänstra textfältet: "Detta register kan även beställas på diskett till diskett-, porto- och expeditionsavgift från XX:s släktforskarförening."

Markera texten och klicka på "A"-symbolen. Välj t ex Palatino 8 punkter.

SIDHUVUD & SIDFOT kan givetvis användas på andra sätt. Experimentera gärna själv. I vårt exempel har jag valt att ange fältrubrikerna i Kalkylbladets övre rad. Jmfr med Word.

Flytta kolumner
Klicka på kolumnknappen och markera den kolumn du vill flytta. Peka på den markerade ytan och klicka HÖGER musknapp. På popuppmenyn väljer du "Klipp ut". Peka på den kolumnknapp där du vill ha urklippet infogat till vänster om vald kolumn och klicka på HÖGER musknapp. Välj "Infoga urklipp". Med denna teknik kan du lätt låta kolumnerna byta plats så du t ex samlar de väsentligaste uppgifterna på ett blad och resten på sida två.

Justera kolumnbredd med musen
Bredden på kolumnerna kan justeras genom att du pekar på "strecket" mellan kolumnknapparna märkta A, B, C... Du får då liten symbol med pilar åt sidorna. Håll ner vänster musknapp och dra åt en sida. Kolumnbredden töjs enligt din önskan. Alternativt kan du även ange ett värde i menyn "Format-Kolumnbredd" (där du tidigare klickade "Bästa val").

VIKTIGT: Spara rätt
När du lyckats göra alla inställningar är det viktigt att spara filen i rätt format. När vi hämtade in filen var den i sk textformat (filnamn.TXT). I sin nya skepnad väljer vi "Arkiv" och "Spara som" och väljer som "Filformat" det som kallas "Normalt" med extension "filnamn.XLS". Om vi bara använder "Spara" förlorar vi de många inställningarna samt sidhuvud och sidfot.

Excel, sammanfattning
Som du sett kan många av Excels funktioner användas vid registerutskrifter. Platsen här medger inte någon fullständig Excellektion - denna ger i stället programmet själv om du valt att installera dem.

Klicka på det lilla oansenliga frågetecknet till höger om "Fönster" i menyraden.Välj först "Översikt" och sedan "Självstudier" så får du en fin lektion om Exels alla möjligheter. Ändå är detta bara ett program av många som tjänar som viktiga dataverktyg när man lärt sig tekniken att slussa data mellan programmen. Dvs att EXPORTERA och IMPORTERA ASCII-filer med dess olika format.

LYCKA TILL MED ATT GÖRA REGISTER